齐齐哈尔市机关事业的社会保险局坚持抓好业务档案管理工作

自1995年3月齐齐哈尔市机关事业社会保险局建立以来,就着手开展业务档案的管理服务工作。当时养老保险业务活动形成的档案材料,主要有3类：
一是业务专管员业务工作材料,包括专管员业务台帐、缴费卡片、委托收拨款凭证、定期性统计报表以及参保登记表、人员增减变动表、工资增减变动表、拨款审批表、养老保险费转移表、退回养老保险基金审批表等业务用表。主要依据是省业务指导部门要求、本市主管部门规定和外地先进经验做法。
二是财务人员管理使用的财务总帐、财务明细帐、记帐凭证、原始凭证。主要依据是上级有关财务管理的法律、法规、规章和纪律规定。
三是由文书收集管理的业务收发文,主要依据是地方政府档案管理部门关于文书档案管理的规定和例行做法。自1996年底开始运行机关事业失业保险工作以来,又比照养老保险档案收集管理办法,进行失业保险档案的建立和管理。
17年来他们在档案管理服务工作中,采取了一系列积极有效的措施：坚持开展经常性的学习教育活动,不断强化档案管理服务意识。多年来,我们坚持经常组织工作人员学习上级有关档案管理、公文处理、财务管理和业务管理的规定、办法、制度,派人参加相关业务会议和培训,并通过大小会议有针对性地提出相关意见、要求,不断启发和引导大家克服不良心态,强化档案管理服务意识。
一是针对一些人员觉得档案工作只是档案管理人员的事,与己无关的片面性认识,引导他们认清自己工作中办理的各种表格材料是业务档案的基础和重要组成部分,树立做好档案工作人人有责的意识。
二是针对有的人觉得归档立卷只是个形式,业务材料本来就很规范,没必要这样去做的模糊观念,启发他们按照规范化档案管理的标准查找自身差距,认识到归档立卷的艰巨性和重要性。
三是针对一些人觉得档案材料应严格管理,不应对外提供服务的封闭管理意识,引导他们增强群众观念、宗旨观念和改革创新观念,认清严格管理与公开化服务的一致性。坚持把档案材料的积累和收集贯穿日常工作的全过程,注意材料积累的完整性、系统性。我们局各方面业务工作全面铺开后,每个人的日常业务处理都在产生着应当立卷归档的材料。根据这种情况,我们要求每个人平时都要注意做好相关业务档案材料的积累和收集工作,每年每月每日都认真做好这种点点滴滴的琐细工作。
为了保证大家有目的有计划的做好这方面工作,局里统一研究制定了归档立卷方案和分类目录,每年进行适当调整修改。同时,结合相关业务制度的执行,来保证档案材料的系统和完整,一些审批手续和报表该逐级签批盖章的逐级落实到位,一时暂缺的相关材料,限时补充完整。坚持建立和健全完善有关规章制度,持续抓好贯彻落实。17年来,我们曾4次进行档案管理制度的修改、补充和完善。
今年8月份又一次修改完善立卷归档制度,进一步明确了责任科室、清理归档期限、立卷归档范围、定期销毁要求,并在材料分类收集整理、确定保管期限、定期办理移交、分类保管备查等方面作出具体规定。每年结合目标责任制定期性检查评定和定期性工作总结,对档案管理制度的执行情况进行检查、评定和总结。对个人工作业绩的考核评定也把这方面情况作为一项主要内容。坚持运用现代化办公手段,摸索建立网络档案存储系统。
近些年来,随着微机越来越多地应用于日常办公,一些档案材料不仅以纸张簿册的形式产生,还以电脑储存的方式产生。为此,我们把档案管理的范畴由纸张拓展到电脑,摸索建立了局内微机网络档案存储系统,专门在综合科确定1名微机信息系统工作人员,负责全局微机终端的操作管理,定期输入养老保险工作中的各方面档案材料。去年底又按照省的统一布置,在失业保险科进行了金保工程数据初始化的录入工作,其数据输入全局微机终端后,成为基础档案材料的重要组成部分。
坚持从改革和参保人员的需要出发,适当发挥档案材料的咨询服务作用。近些年,由于改革的深化,参保单位和参保人员对我们经办部门实行办事公开化、增强办事透明度的要求更高了,这就对业务档案管理服务工作提出了新的课题,传统的严守秘密、对内不对外的档案管理观念、管理格局受到冲击。针对这种新情况,我们开始摸索从现实需要出发向服务对象提供适当的档案查询阅读的途径和办法。每年都认真划定一批可以公开的档案材料,不仅由专管员在处理业务过程中随时提供给有关办事人员,还将可供查阅的档案材料输入设在大厅的电子触摸屏,大大方便了来往办事人员。